نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه روش های کاری نرم افزاری و سخت افزاری در جهت خودکارسازی(Automation)، ساماندهی و تسهیل در انجام مکاتبات اداری.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می‌شود. به طور کلی استفاده از سیستم های حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و کار، دسترسی آسان، مطمئن، سریع، از راه دور به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مکاتبات، جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه ها و … را برطرف کند.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه؟

خوشبختانه در حال حاضر، تعداد زیادی شرکت نرم افزاری در حوزه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعال هستند. تعدد این شرکتها، گزینه های انتخابی را زیاد می‌کند از طرفی انتخاب نرم‌افزار مناسب را سخت تر می‌کند. دنبال شعار این نیستیم که بگوییم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را داریم. ولی به عمل ثابت میکنیم که میزان رضایت مندی مشتریانمان بسیار بالاست. به دلایل زیر انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه توصیه می‌شود:
مهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه، ساده و روان بودن آن می‌باشد. بدلیل استفاده عمومی از سیستم و به بیان دیگر استفاده در سطح کل سازمان، افراد با هر سطح علمی بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند. در نرم افزار کتیبه امکاناتی تعبیه شده است تا کاربر بتواند با توجه به سلیقه خود محیط کاری استفاده از کتیبه را به شکل مورد قبول خود تغییر دهد. تغییر در نمایش آیکنها، رنگ و فونت فرمها، نمایش منوها، نمایش آلارمها و … همه در اختیار کاربر عادی قرار می‌گیرد. فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در فضایی کاملا رویداد گرا متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود.

سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یکی دیگر از ویژگی های بارز سیستم اتوماسیون اداری کتیبه است. بسیاری از کاربران سیستمهای اتوماسیون اداری غیر استاندارد، بعد از سالها به دلیل کندی و سرعت نامناسب سیستم، ناچار به تعویض سیستم و تحمیل به پرداخت هزینه های مهاجرت از سیستم قدیم به جدید را خواهند داشت. استفاده از الگوریتمهای رمزگذاری در سطح لایه Data به خصوص روی تصاویر نامه ها و پیوستها، در صورت سرقت سخت‌افزاری و ورود به لایه Data امکان دسترسی به اطلاعات به صورت غیر سیستماتیک (هک کردن) را بسیار سخت و امنیت سیستم را بالاتر می‌برد. همچنین مدیر سیستم می‌تواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز را در تعریف کاربر داشته باشد.

نکته دیگر در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه استفاده در 3 وضعیت اتوماسیون اداری تحت ویندوز (اتوماسیون اداری تحت شبکه)، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و به صورت نرم افزار offline می‌باشد که با توجه به نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود. قابلیت جذاب دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه اتصال به نرم افزار مدیریت گردش کار (WFM) و نرم افزار BPMS کتیبه است که کاربر را قادر می کند در یک رابط کاربری واحد از تمام فضای نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS استفاده نماید. سیستمهای مدیریت گردش کار و BPMS به عنوان بسترهای تولید فرم و فرایند به نوعی بسیار کاربردی بوده و پس از مکانیزه کردن مکاتبات و بایگانی الکترونیکی، نبودشان کامل احساس خواهد شد و در صورتیکه نرم افزار اتوماسیون اداری فاقد این بخشها را تهیه کنید در آینده‌ای نه چندان دور مشکلات عدیده‌ای نظیر مهاجرت به نرم‌افزار جدید خواهید داشت.

دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی می باشد.ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی و …

اتوماسیون اداری امن

• امنیت، قابلیت اطمینان، قابلیت سنجش بالا.
• پشتیبانی از روشهای رمزنگاری و هویت شناسی استاندارد.
• الگوریتمهای رمزنگاری فایلها و ضمایم.

اتوماسیون اداری offline

از کاربردهایی این بخش استفاده از امکانات اتوماسیون اداری در جلسات بیرون از شرکت و یا در محلهایی که امکان برقراری ارتباط با سرور اصلی شرکت نیست و یا امکان استفاده از نسخه وب ویس وجود ندارد

قابل اجرا روی موبایل و تبلت

مدیران سازمان ها و کاربران موبایلها و تبلتها می‌توانند برنامه اتوماسیون اداری خود را استفاده نمایند. به کمک نرم افزار وب بیس کتیبه علاوه بر مکاتبات، فرمهای سازمانی طراحی شده با فرمساز نیز قابل استفاده در موبایل  تبلت خواهد بود.

اتوماسیون اداری پروژه محور

با استفاده از تجربه ای بدست آمده‌ از همکاری با شرکتهای مهندسین مشاور و پیمانکار، ویژگیهایی در سیستم وجود دارد که نرم افزار کتیبه از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری به یک نرم افزار اتوماسیون مهندسی (اتوماسیون مهندسین مشاور و پیمانکار) و پروژه محور مبدل شده است.

فرایند آمورش و استقرار رویدادگرا

شرکت ورجاوند، با ایجاد یک تیم کمیته راهبری و مهندسی فرایند متشکل از مدیران پروژه مجرب ورجاوند و تیمی فعال از مشتری، نقشه راهی را ترسیم می‌کند و با استفاده از این نقشه راه، قدم به قدم آمورش و فرایند استقرار را پیش می‌برد

مدیریت فکس و پست الکترونیکی

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مدیریت فکسها و پست الکترونیکی بدون نرم افزار جانبی میسر خواهد شد.محدودیتی روی تعریف پستهای الکترونیکی وجود ندارد.

ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش کار لایت

سیستم فرم‌ساز و مدیریت گردش کار لایت ابزاری در جهت تعریف فرمهای سازمانی ساده منطبق با روالهای ایزو (ISO) می‌باشد. با کمک این ابزار شما قادرید بدون داشتن دانش انفورماتیک ، فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی بکنید.

نرم افزار اتوماسیون اداری و ارتباط با Outlook

کتیبه دارای گزینه‌ای به عنوان ارتباط با نرم افزار outlook می‌باشد. به کمک این گزینه شما قادر خواهید بود بدون محدودیت روی نسخ مختلف نرم افزار microsoft outlook را جهت تبادل مکاتبات مورد استفاده قرار دهید.

یکپارچه با نرم افزار bpms

با توجه به وجود رابط کاربری واحد بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS ، کاربر میتواند در یک رابط کاربری از نامه های، فرمها، کارها و سایر موارد مرتبط بهره برداری کند.

پشتیبانی از ECE

پروتکل ECE یا Electronic Correspondence Exchange Protocol یک پروتکل ملی و ایرانی برای تبادل نامه بین گونه های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. این پروتکل توسط کار گروهی از شرکتهای نرم افزاری تولید کننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران تدوین شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شما می‌توانید در بیرون محیط کار همانند محیط کار، از امکانات ثبت نامه‌ (وارده، صادره، داخلی) ، مشاهده و پیگیری نامه های ارسال شده، ارجاع کار به سایر کارکنان سازمان، جستجو روی نامه‌ها  استفاده نمایید.